Soluții de management al rândului:
Eficiență, rapiditate, servicii de calitate
Eficiență, rapiditate, servicii de calitate
Cozi interminabile, contribuabili care nu găsesc biroul sau ghișeul de care au nevoie, un nivel sporit de frustrare și rezerve de răbdare care scad cu fiecare secundă: acestea sunt problemele cu care se confruntă în permanență instituțiile publice – probleme care se pot soluționa eficient și rapid prin implementarea soluțiilor de management al cozilor.
Aceste soluții transformă un mediu asociat aproape instant cu întârzieri, nerăbdare și timp pierdut într-unul în care fiecare pas și acțiune sunt atent coordonate și sincronizate pentru a crea un mediu în care contribuabilii se bucură de servicii eficiente și economisesc timp, iar funcționarii se concentrează mai mult pe soluționarea solicitărilor și mai puțin pe organizarea fluxului de oameni.
Folosește soluții de management al cozii (cum sunt bonurile de ordine) pentru a fluidiza traficul în interiorul instituției și pentru a direcționa persoanele către birourile relevante.
Informații afișate în timp real pe toate ecranele digitale din instituție și actualizate de la distanță în funcție de acțiunile funcționarilor care se ocupă de solicitări.
Completează procesul de înregistrare cu sisteme și aparate de printare bonuri de ordine tip kiosk ușor de folosit și implementat.
Evită aglomerația și formarea cozilor, îmbunătățind calitatea serviciilor oferite și reducând timpul petrecut în așteptare.
Pentru contribuabili orice contact cu instituțiile publice implică o problemă ce trebuie soluționată. Pentru funcționari orice contact cu contribuabilii ar trebui să implice soluționarea acelei probleme. În cadrul acestor interacțiuni nu ar trebui să fie loc pentru întârzieri, haos și cozi nemulțumite.
Soluțiile de management al cozilor pentru instituțiile publice creează un cadru în care, de la primii pași făcuți în instituție, totul este atent planificat și direcționat, garantând o soluționare rapidă și eficientă pentru fiecare solicitare.
Orice solicitant care pătrunde într-o instituție publică are nevoie de 2 informații rapide: unde trebuie să ajungă și la care coadă trebuie să se așeze. Soluțiile de ticketing sunt cele care răspund la ambele întrebări, creând un punct de plecare bine organizat și actualizat în timp real.
Prima acțiune a utilizatorului este de a accesa kiosk-ul de la intrare pentru a selecta domeniul de interes și suportul de care are nevoie. El poate face aceste selecții prin intermediul ecranului digital, iar aparatul îi eliberează instant bonul de ordine cu informațiile relevante și îl asignează unui funcționar.
Astfel contribuabilul nu blochează accesul în incintă, nu pierde timp încercând să afle informații de la alți funcționari întrerupându-le fluxul normal de lucru și nu începe interacțiunea cu instituția dintr-un punct în care frustarea deja a început să apară. El are la îndemână toate informațiile necesare pentru a începe soluționarea problemei sale.
Așteptarea fără sfârșit este una din principalele cauze ale epuizării rezervelor de răbdare atunci când vine vorba de interacțiunea cu orice instituție publică. Soluțiile de management al cozilor transformă această așteptare într-una actualizată în timp real prin implementarea ecranelor digitale.
Acestea afișează în permanență numărul de bon care este soluționat în prezent prin acțiunile funcționarului responsabil. Soluționarea unui bon înseamnă că următorul număr poate fi servit și poate înainta. Se evită astfel aglomerarea unui ghișeu cu următorii solicitanți cât timp funcționarul respectiv nu a terminat de rezolvat solicitarea inițială.
De asemenea, afișarea numerelor în timp real permite contribuabililor să își creeze o idee estimativă a timpului pe care urmează să îl petreacă în instituție și să observe progresul care se înregistrează cu fiecare solicitare rezolvată.
Una din principalele cauze ale petrecerii unui timp îndelungat într-o instituție publică o reprezintă lipsa informațiilor: contribuabilii care nu știu unde trebuie să ajungă creează blocaje la ghișeele principale cel mai apropiate de intrare doar pentru că au nevoie de o informație, pierzând astfel și timp la coadă pentru a pune o întrebare simplă.
Kiosk-urile implementate în cadrul instituțiilor publice soluționează această lipsă servind atât ca sursă de informații, cât și ca dispensor de bonuri de ordine. Fiecare persoană care intră în instituție consultă ecranele digitale din kiosk, selectează care este scopul vizitei, soft-ul o direcționează către biroul/ghișeul relevant, iar imprimanta specială integrată în structură îi eliberează bonul de ordine necesar pentru accesa serviciul dorit.
Implementarea soluțiilor de ticketing pentru instituții publice înseamnă timpi mai mici de așteptare, aglomerație redusă, trasee bine stabilite pentru contribuabili și eficientizarea activității funcționarilor.
Prin implementarea unor pașii bine stabiliți (selectarea scopului vizitei, preluarea bonului de ordine, îndreptarea spre ghișeul/biroul relevant, aflarea stării soluționărilor în curs, accesarea serviciului dorit), contribuabilii știu exact ce trebuie să facă, își rezolvă mai repede problemele, iar funcționarii nu mai trebuie să își întrerupă activitatea pentru a direcționa traficul către zonele relevante și pentru a elibera intrarea, și se concentrează mai mult pe persoana pe care încearcă să o ajute.
© IT Genetics 2024. Toate drepturile rezervate.
